해야 하는 일은 많고 해낸 것은 적고

계란이들은 끊임없이 밀려드는 일들 사이에서 길을 잃은 적이 있나요? 공부만 했던 학창시절, 저는 나름 일정 관리를 잘 하는 편에 속한다고 자부했습니다. 하지만 사회에 나온 ‘어른’이 되어 모든 일을 스스로 처리하면서부터는 그런 자부심이 착각이었음을 실감했죠. 생각보다 중요한 일은 갑자기 일어났고 ‘지금 이거 할 때가 아닌데’라며 머릿속이 복잡해지기도 했습니다. 말 그대로 ‘멘붕’이었달까요. 회사에서의 업무뿐 아니라 부동산 계약날짜, 운동 마감 시간, 지인과의 약속…이 모든 것들이 쉴 틈이 없이 밀려들었습니다. 계란이들도 부단히 수습하고 해결했다고 믿었는데 정작 아무것도 제대로 끝내지 못했던 적이 한 번씩 있으셨을 거예요. 무엇을 먼저 해야 할지, 감이 안 잡혀서 당황했던 날들이요.

그럴수록 우리는 우선순위를 고려하고 일에 착수해야 하는데요. 미리 내가 해결해야 하는 일들의 중요도와 순서에 대해 프리뷰를 하는 거죠. 우선순위를 써보면 아래와 같은 좋은 점들이 있습니다.

먼저, 시간을 배분할 수가 있어요. 어떻게 흘러가 버릴지 감이 잡히지 않는 시간이 아니라, 명백하게 ‘무엇을 하는 시간’이라고 라벨을 붙일 수 있습니다. 그리고 해야 하는 일에 대한 집중도 역시 훨씬 올라가죠. 무언가를 하면서 ‘이 다음에 뭐 하지? ‘, ‘아 그건 언제 하지?’라며 이도 저도 아닌 시간을 보내지 않을 수 있으니까요. 그리고 가장 좋은 점은 수정이 용이하다는 것입니다. 우선순위를 작성하면 갑자기 어떤 일이 생겼을 때, 우선순위 기준에서 검토하고 오늘 할 일들을 재배분하기 용이합니다. 마치 이런저런 슬라임들이 뭉쳐있을 때보다 블록들이 나열되어 있을 때, 우리가 새로운 블록을 끼워넣기가 쉬운 것처럼요!

다양한 우선순위 방법 중, 저는 가장 유명한 ‘4 매트릭스’방법을 사용하면서 훨씬 효율적인 삶을 살게 되었습니다. 이는 ABCD우선순위라고도 불리는데, 중요한 일과 급한 일이라는 기준으로 오늘 할 일을 돌아보며 시간을 관리하는 방법입니다. 일단 시각적으로 뭐가 보여야 겨우 머리가 돌아가는 저이기에 해야 할 일들이 사분면에 올려진 게 참 편안했거든요. (공대 출신이라서 그냥 XY 축이 편한 거일 수도 있습니다. 촤하핫) 그리고 우선순위를 정하는 기준이 있다 보니, 눈앞의 일들을 소거하거나 추가하면서 저를 돌아보기도 했고요.

혹시나 오늘도 밀려드는 일을 쳐내는 데 급급한 하루를 보내고 있다면, 잠깐 쉬어서 오랜만에 사분면 한번 그려볼까요?

ABCD 법칙🔗이란 '처리해야 할 일의 중요도와 긴급도를 고려하여 일의 우선순위를 정하는 시간 관리 방법’입니다. 미국의 제34대 대통령이었던 드와이트 아이젠하워(Dwight D. Eisenhower)가 시간 관리를 하는 데 실천했던 방법으로 알려지면서 유명해진 개념이죠.

각 영역에 대한 설명과 예시를 들어보면 아래와 같습니다.

A. 중요하고 급한 일

예시) 다음날 미팅 준비, 오후의 회의 자료 컨펌받기, 병원 진료 등

B. 중요하지만 급하지 않은 일

예시) 건강관리 계획, 자기 계발, 다음 프로젝트의 장기적인 전략 세우기 등

C. 중요하지 않지만 급한 일

예시) 루틴한 일, 간단한 업무 문서 작성, 답변을 요청하는 메일 회신 등

D. 중요하지 않고 급하지 않은 일

예시) 포스트잇 사기, 탕비실 커피머신 확인하기, 휴지 주문하기 등

이제 A·D 와 B·C 영역으로 나눠서 하나씩 살펴볼까요?

첫 번째, 비교적 쉬운 A·D 영역에는 시간을 잘 분배하자.

우선순위가 확실한 A나 D영역의 일은 우리가 잘 기억하는 편이죠. 아마 A는 본능적으로 가장 먼저 진행하게 될 테고요, D 영역은 시간이나 에너지를 줄여서 나머지 일을 진행할 겁니다.

A 영역

가장 중요하고 빠르게 해야 하는 영역

아마 A 영역의 일은 어렵지 않게 결정될 겁니다. 누가 보기에도 지금 내가 가장 열심히, 잘, 빠르게 해야 하는 일이니까요. 그래서 리소스가 가장 많이 들어갈 일이기도 합니다.

다만 A 영역에 있다고 해서 반드시 제일 먼저 해야 하는 건 아니에요. 만약 오전 근무 시간이 짧은 사람이라면 오전보다는 오후에 A 영역의 일에 집중하는 게 좋겠죠. 혹은 작업을 밤에 하는 것이 집중이 잘 되는 사람이라면 A 영역 외의 일들을 그 전에 빠르게 끝내놓는 것도 방법입니다.

D 영역

나머지 3개의 영역들을 위해 시간을 최대한 단축해야 하는 영역

D 영역의 경우, 하기는 해야 하지만 나머지 3개 영역들에 비하면 중요도가 떨어지죠. D 영역의 일에 투자하는 시간이 줄어들수록 중요하거나 급한 일들에 집중할 수 있는 시간이 많아집니다. 그렇기에 여기 있는 일들은 이동시간에 끝내거나, 하루 마무리 10분 전에 끝내는 등 컴팩트하게 진행해 보시는 걸 추천해 드려요. D 영역 또한 가장 중요도가 떨어진다고 마지막 시간에 넣으실 필요는 없고, 자투리 시간을 활용할 수 있답니다.

두 번째, 다소 애매한 B·C 영역은 누락되지 않게 주의하자.

ABCD법칙에서 가장 주의해야 할 영역이 바로 B·C 영역입니다. 우선순위가 빠르게 잡히지 않아서 누락하기 쉬운 일들이죠. B의 일들은 중요하지만 상대적으로 급하지 않아보여서 누락하기 쉽고, C는 ‘어 조금 있다가 해야겠다~’ 해놓고 A와 B 일들에 밀려 마감 시간을 놓치기가 쉽습니다. 다양한 방법이 있겠지만, B·C 구역의 일을 놓치지 않는 법은 시간을 정해놓는 것입니다.

B 영역

먼 흐름을 봐야 하는 영역

중요하지만 급하지 않은 일, 오늘이나 내일 당장 하진 않아도 될 일들입니다. 운동이나 자기 계발처럼 장기적으로 봐야 하는 일이에요. 하지만 하긴 해야 하고, 마감이 닥치기 전에 느긋하게 해놓아야 합니다.

💡놓치지 않는 팁: 루틴의 경우, 시간을 정해놓기 (예시: 오전 9시는 운동가는 시간으로 고정)

C 영역

짧은 흐름으로 해야 하는 영역

중요하지 않지만 급한 일. 빨리 쳐낼 수(?) 있는 일입니다. 많은 리소스를 들이지 않아도 자투리 시간을 활용하거나 잠깐 시간을 들이면 되는 일들이죠. 길지 않은 이메일을 회신한다거나, 일정을 체크해서 공유해 준다거나, 어딘가 예약을 한다거나... 하지만 짧은 시간 내에 해야 하는 일입니다.

💡놓치지 않는 팁: 한 번에 체크할 시간 정해놓기 (예: 점심 먹고 1시간 동안 C 영역 한 번에 해결)

이런 식으로 해야 할 일들을 분류하는 습관이 됩니다. 잡히는 대로 하기보다는 가장 최적의 타이밍에 그 일을 집어넣을 수 있어요. 더군다나, 갑자기 다른 일이 밀려와도 ABCD 영역 중 정해서 빠르게 판단할 수 있답니다.

어떤가요? 이제 넘치도록 흘려들어 오는 여러 일들을 퍼즐처럼 하나씩 사분면 안에 배치해 볼까요?

에디터님들의 계발톡🗨

리드🌾 : 우선 다 나열한 다음에, 안 하면 후회할 것 같은 목록을 먼저 합니다!

윤🪴 : 업무 기준으로는 데드라인이 이른 것부터 순차 정리합니다.

새벽🐬 : 할일의 긴급도와 소요시간을 써보고, 둘다 높은 것을 먼저 합니다. 비슷할 경우 협업이 필요한 일을 더 우선적으로 해요.

생산성을 올려주는 다이어리 속지

저는 연간 일정에는 생일이나 경조사, 여행 일정을 기록하고, 월간 일정에는 시험 일정이나, 월별의 목표들, 월 별로 있는 이슈들을 적고 있어요. 매달 월간 캘린더를 열어보면 번거로우니 1년의 일정을 미리 적어두는 월간 to-do list같은 느낌이랄까요!

─ 연간일정 : 크고 작은 이벤트들을 한 눈에!

─ 월간일정 : 조금 더 자세하고 복잡한 일정들은 여기에

─ 100일만 해보자 : 2024년은 조금 더 루틴하게! 나의 계획이나 습관을 기록해보기

─ 월간 캘린더 : 월별 스케줄 관리에 최적화

─ 주간 페이지 : 다이어리에 불렛저널을! '작심칠일'의 아이덴티티이기도 한 주간 페이지. 단순하게 내가 무언가를 했다/안했다 라고 표기만 하는 것이 아니라, 운동을 했다면 어떤 운동을 했는지 독서를 했다면 어떤 책을 읽었는지 기록해둘 수 있어요.

─ 회고 페이지 : 작심칠일에 새로운 기능! 매달 마지막 날엔 그 달을 회고해봐요. 기록해놓은 위클리 페이지를 훑어보며 매 주를 회고 하고, 느낀 점을 써보는 것만으로도 나를 되돌아보고 성장할 수 있어요. 좋았던 것과 아쉬웠던 것, 기억에 남는 것들을 리스팅 해봐도 좋지요.

그럼, 디자인과 실용성 그리고 생산성을 모두 다 챙긴 2024 다이어리, '작심칠일'과 함께 내년엔 더욱 풍부한 한해를 보내보세요! 

💬 철 에디터 코멘트 

처음 사회생활에 시작했을 때, 업무와 시간을 관리하는 것에 상당한 공을 들였습니다. 중요한 일이 아닌데 너무 시간을 끌었을 때도 있었고, 알고 보니 훨씬 중요했던 일을 지연시킨 적도 있었어요. 그럴 때마다 ‘지금 들어오는 거 해야지’ 하다가 전부 놓쳐버렸던 기억이 있습니다. 그래서 이제는 하나씩 정말 중요한 것과 급한 것을 해내기 위해 노력 중입니다. 적어도 어떤 일을 하면서 ‘이 다음에 그거 해야 하는데….’같은 생각으로 에너지가 빼앗기지는 않도록요.

  

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이번에 진행한 책 증정 이벤트에 25명의 계란이들이 참여해 주셨습니다.
참여해주신 모든 분들께 진심으로 감사드립니다.